Quanto costa un gestionale su misura, e quando conviene davvero

Un gestionale su misura non ha un prezzo di listino. Costa quello che deve fare: quante parti servono, quante persone lo usano, con quali programmi deve parlare e quanti dati di prima vanno portati dentro. Quanto spendi lo sai prima di cominciare, per iscritto. E la domanda che conta davvero è un’altra: quanto tempo ti fa risparmiare ogni settimana.

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Perché non esiste un prezzo di listino

Pensa a due aziende. Un noleggio di arredi per eventi ha ordini, date e magazzino: deve sapere quante sedie sono libere sabato 14, e quali tornano lunedì. Uno studio dentistico ha pazienti, agenda e richiami. Tutti e due chiedono «un gestionale», ma dentro c’è un lavoro diverso.

Un gestionale su misura si disegna intorno a come lavorate già, con le vostre parole e i vostri passaggi. Per questo il costo si forma a partire dal vostro lavoro, non da una tabella. Chi ti dà una cifra prima di averti ascoltato sta vendendo un pacchetto, non un gestionale costruito per te.

Le 6 cose che fanno il prezzo

1. Quante parti servono

Ordini, magazzino, clienti, preventivi, turni, appuntamenti. Ogni parte è un pezzo di lavoro: si progetta, si costruisce, si prova. Un gestionale che segue solo gli ordini costa meno di uno che tiene insieme ordini, magazzino e turni della settimana.

2. Quante persone lo usano, e cosa vede ognuno

Il titolare vede tutto, il magazziniere vede le scorte, il commerciale vede i suoi clienti. Più ruoli ci sono, più permessi vanno pensati. Non è burocrazia: è quello che fa sì che ognuno trovi subito quello che gli serve, e niente di più.

3. Con cosa deve parlare

Il sito che riceve le richieste, il negozio online che vende, il programma delle fatture, i corrieri, i fogli Excel che usate oggi. Ogni collegamento toglie lavoro a mano: quello che entra da una parte arriva da solo dall’altra. Ma ogni collegamento va costruito e provato, e pesa sul preventivo.

4. I dati di prima

Clienti, articoli, ordini passati: di solito stanno in un vecchio gestionale o in qualche foglio Excel. Si portano dentro, così non si riparte da zero. Più i dati sono sparsi o disordinati, più tempo serve per sistemarli.

5. Dove si usa

In ufficio, in magazzino, in cantiere, dal telefono. Un gestionale in cloud si apre da dove vuoi, senza installare niente. Se si usa molto dal telefono, le schermate vanno pensate per il pollice, non solo per il computer.

6. Chi lo segue dopo la consegna

Un gestionale lavora ogni giorno, con i dati della tua azienda dentro. Va controllato, va fatta una copia dei dati ogni giorno, va aggiornato. E chi entra nel team più avanti deve impararlo in fretta. Tutto questo ha un costo, che in un preventivo onesto trovi scritto prima, insieme a quello della costruzione.

Si parte da una cosa sola

Il modo più sicuro per non spendere troppo è non costruire tutto subito. Si sceglie il pezzo che oggi ti costa più ore o più errori, si costruisce, lo usate, e si misura quanto vi fa risparmiare.

Una concessionaria, per esempio, può partire dalle richieste che arrivano dal sito: chi ha chiesto quale auto, chi va richiamato, chi ha fissato una prova su strada. Quando quella parte funziona, si aggiunge il resto. Ogni pezzo nuovo parla con quelli che ci sono già. È la digitalizzazione aziendale fatta un pezzo alla volta, e la spesa segue i risultati invece di anticiparli.

Gestionale pronto o su misura?

Diciamolo chiaro: non sempre serve un gestionale su misura. A volte un gestionale pronto, con un abbonamento mensile, fa esattamente quello che vi serve.

Un gestionale pronto basta quando:

• il vostro modo di lavorare è quello di tante altre aziende del settore;
• siete in pochi e non avete collegamenti particolari da fare;
• vi va bene adattarvi alle schermate e ai passaggi che il programma ha già.

Il su misura conviene quando:

• il programma pronto vi costringe a lavorare a modo suo, e intorno nascono fogli Excel e quaderni;
• i dati stanno sparsi in 3 posti e qualcuno passa le giornate a ricopiarli;
• il vostro lavoro ha passaggi che un programma generico non conosce;
• il team usa il gestionale controvoglia, e quindi lo usa male.

Se dopo una chiacchierata ci accorgiamo che un gestionale pronto vi basta, ve lo diciamo. Costruire qualcosa che non serve non conviene a nessuno.

Cosa controllare in un preventivo

Due preventivi possono avere cifre diverse perché dentro c’è un lavoro diverso. Prima di confrontarli, controlla queste cose:

• Le parti comprese, scritte una per una, e i collegamenti con quello che usate già.
• Il passaggio dei dati dal vecchio gestionale o dai fogli Excel: è compreso o è a parte?
• Il codice: è tuo e documentato? Se un domani cambi strada, chi viene dopo deve poterci mettere le mani.
• I tuoi dati: dove stanno, chi fa la copia ogni giorno, se si possono esportare quando vuoi.
• Il dopo: controlli, aggiornamenti, affiancamento del team, tempi di risposta quando serve una modifica.
• Le tappe: cosa ricevi e quando, così sai sempre a che punto siete.

Quanto ti fa risparmiare

Il costo di un gestionale si guarda insieme a quello che ti restituisce. Le ore spese a ricopiare ordini, le telefonate per sapere se un prodotto c’è, gli errori che costano un cliente, il mese che per capirlo devi chiedere a 3 persone. Sono costi che oggi paghi senza vederli, ogni settimana.

Il gestionale su misura serve a toglierli di mezzo: ordini, magazzino, clienti e turni in un posto solo, anche dal telefono. Se invece ti serve un programma per un lavoro preciso, come i preventivi pieni di calcoli, la strada è un software su misura più piccolo.

Vuoi un’idea di spesa per il tuo caso? Il nostro preventivatore ti dà una fascia di prezzo in 2 minuti, con 4 domande. E se preferisci raccontarci la tua giornata di lavoro, partiamo da lì.

Domande frequenti

Quanto tempo ci vuole per avere un gestionale su misura?

Dipende da quante parti servono. Lavorando a tappe, il primo pezzo lo usate presto, e il resto si aggiunge mentre lavorate. Le date di ogni tappa le trovi scritte prima di cominciare.

Posso usarlo anche dal telefono?

Sì. Un gestionale in cloud si apre dal computer e dal telefono, senza installare niente, e ognuno vede la sua parte.

I dati che ho su Excel si possono portare dentro?

Sì. Clienti, articoli e quantità si prendono dai fogli che usate oggi e si portano nel gestionale, senza ricopiarli a mano.

Ho già un gestionale che nessuno usa volentieri. Si può cambiare?

Sì, senza perdere i dati: vengono con voi. Si passa al nuovo a tappe, così il lavoro non si ferma.